آموزشچگونه

آموزش کالک: قسمت هجدهم، دسته‌بندی و استخراج داده‌ها

Print Friendly, PDF & Email

در این قسمت از مجموعه آموزشی لیبره‌آفیس کالک دسته‌بندی و استخراج داده‌ها را شرح خواهیم داد.

مرتب‌سازی

مرتب کردن اطلاعات، در پیدا کردن داده‌ها کمک شایانی به ما می‌کند. همچنین مرتب کردن، هنگامی که ما داده‌های جدید را وارد کاربرگ می‌کنیم مفید خواهد بود. زمانی که کاربرگ طولانی است، معمولاً ما اطلاعات را در انتهای کاربرگ وارد می‌کنیم، به جای اینکه بین سطرها و در جای خود ثبت کنیم. بعد از ثبت اطلاعات، می‌توانیم با استفاده از مرتب‌سازی، اطلاعات را در جای درست خود ببینیم.

برای مرتب‌سازی از پنجره محاوره‌ای مخصوص آن استفاده می‌کنیم:

ابتدا خانه‌هایی که می‌خواهیم مرتب کنیم را انتخاب کرده، سپس از منوی Data گزینه Sort را انتخاب می‌کنیم. پنجره محاوره‌ای مرتب‌سازی باز می‌شود.

باید توجه کنیم که اطلاعات اولیه خانه ستون انتخاب شده، در مرتب‌سازی در فهرست کرکره‌ای انتخاب شده است. این به آن دلیل است که Calc فرض می‌کند که صفحه گسترده ما بصورت پیش‌فرض یک سطر عنوان دارد.

سطر عنوان سطری است در بالای صفحه گسترده ما که حاوی عناوین هر یک از ستون‌ها است. اگر صفحه گسترده ما سطر عنوان ندارد، از برگه بالایی کادر محاوره، Options را انتخاب می‌کنیم.

سپس جعبه کنار Range contains column labels را کلیک می‌کنیم. با این کار، به جای محتوای اولین خانه ستون، حرف نام ستون در منوی بازشونده دیده می‌شود.

اگر می‌خواهیم اطلاعات را بر اساس چند ستون مرتب کنیم، ستون دیگر مورد نظر را در منوی بازشوی پایین Sort Key انتخاب می‌کنیم. با دکمه‌های Ascending (صعودی) و Descending (نزولی)، ترتیب مرتب‌سازی را تعیین می‌کنیم.

فیلتر نمودن

فیلتر کردن برای محدود کردن نمایش سطرهای اضافی است که مقصود هدف ما نیستند و راحتی پیدا کردن اطلاعات و حتی چاپ اطلاعات خاص از مجموعه بزرگ داده‌ها به کار می‌رود.

برای فعال کردن فیلتر، از منوی Data گزینه Filter را انتخاب و سپس از منوی باز شده گزینه Standard filter را انتخاب می‌کنیم.

سپس پنجره محاوره‌ای استاندارد فیلتر باز می‌شود.

فیلتر اتوماتیک

از فیلتر اتوماتیک جهت ایجاد سریع فیلترهای عمومی استفاده شده در موقعیت‌های متفاوت به کار می‌رود. برای فعال کردن از منوی Data گزینه Autofilter را انتخاب می‌کنیم.

بعد از ایجاد یک فیلتر اتوماتیک برای یک ستون، یک جعبه ترکیبی (combo box) به ستون اضافه می‌شود. جعبه ترکیبی دسترسی سریع به تمام امکانات فیلتر اتوماتیک را مهیا می‌سازد.

All: اگر این گزینه را فعال کنیم، فیلتر اتوماتیک تمام سطرها را به ما نشان می‌دهد.

Standard filter: اگر این گزینه را انتخاب کنیم، پنجره محاوره‌ای باز می‌شود.

در ردیف اول نام ستون را انتخاب و سپس شرط مورد نظر را از منوی کشویی مقابل آن انتخاب کرده و سپس مقدار شرط را نیز در فیلد مخصوص مقداردهی می‌کنیم. اگر بیش از یک شرط داشته باشیم نیز می‌توانیم در فیلدهای بعدی شرط‌های مورد نظر را وارد کنیم.

Top 10: این گزینه ده سطری که بیشترین مقدار را در خود دارد، به کاربر نمایش می‌دهد. اگر به طور مثال عدد ۷۰ در سطرها جزء بیشترین مقدار باشد، سطرهایی که حاوی مقدار ۷۰ باشد را به کاربر نشان می‌دهد.

تبدیل یک محدوده به یک جدول

برای اینکه یک محدوده را به یک جدول تبدیل کنیم باید گام‌های زیر را به ترتیب انجام دهیم:

  • انتخاب سرستون برای هر کدام از ستون‌های جدول
  • انتخاب کل محدوده و نامگذاری آن
  • فعال کردن فیلتر اتوماتیک برای کل جدول
  • اختصاص دادن یک قالب‌بندی برای محدوده جدول

خلاصه کردن اطلاعات به کمک جزء

جهت ارایه خلاصه اطلاعات ثبت شده در جدول‌ها می‌توانیم از خلاصه کردن اطلاعات استفاده کنیم.

این قسمت را با یک مثال توضیح می‌دهیم. فرض کنید یک فروشگاه بزرگ چندین کارمند فروش دارد که اطلاعات فروش هر کارمند در جدول صفحه گسترده ثبت شده است. در پایان هر روز صاحب فروشگاه می‌خواهد گزارشی از کارکرد هر فروشنده بدست بیاورد.

این گزارش باید حاوی اطلاعات مبنی بر اینکه هر کارمند چند فروش داشته و سپس جمع مبلغ فروش و میانگین مبلغ باشد.

برای این کار به این ترتیب عمل می‌کنیم:

ابتدا از منوی Data گزینه filter را انتخاب کرده از زیرمنوی باز شده Advance Filter را انتخاب می‌کنیم. در پنجره محاوره‌ای باز شده ابتدا ستون کارمندان را انتخاب کرده و در قسمت Options، گزینه No repeat را فعال کرده و سپس گزینه Copy to را فعال و در فیلد مربوطه خانه‌ای را که می‌خواهیم نتیجه اجرای دستور در آن ذخیره شود را انتخاب می‌کنیم.

می‌بینیم که فقط اسامی کارمندان بدون تکرار در خانه‌ها لیست شده است. پس از آن با تابع Countif() تعداد فروش هر کارمند را محاسبه می‌کنیم. در خانه بعدی با تابع sumif() جمع مبلغ هر کارمند و با تابع Averageif() میانگین فروش هر کارمند را محاسبه می‌کنیم.

به این گونه گزارش‌گیری‌ها خلاصه کردن اطلاعات به کمک جمع جزء گفته می‌شود.

گروه‌بندی اطلاعات مرتبط

در صفحه گسترده می‌توانیم چندین سطر یا ستون را به صورت یک گروه تعریف کنیم و زمانی که می‌خواهیم آن‌ها را مخفی یا آشکار کنیم فقط کافی است روی آیکون در محدوده شمار سطر یا حروف ستون کلیک کرده تا آن سطرها یا ستون‌ها مخفی یا آشکار شوند.

برای این کار ابتدا خانه‌هایی که می‌خواهیم به صورت گروه درآوریم را انتخاب کرده، سپس از منوی Data گزینه Group and outline را انتخاب کرده، سپس از زیرمنوی باز شده گزینه Group را انتخاب می‌کنیم.

پس از اجرای فرمان Group پنجره محاوره‌ای آن باز می‌شود. در این پنجره می‌توانیم سطر یا ستون را برای ایجاد گروه انتخاب کنیم. پس از انتخاب، بر روی OK کلیک می‌کنیم.

پس از ایجاد گروه، در قسمت شماره ردیف‌ها و حروف ستون علامتی مبنی بر گرون بودن ردیف و یا ستون ظاهر می‌شود که اگر بر روی علامت – کلیک کنیم، محتوای گروه مخفی می‌شود و علامت + ظاهر می‌شود.

اگر هم بر روی علامت + کلیک کنیم، محتوای گروه مربوطه آشکار می‌شود.

اگر خواسته باشیم مجموعه‌ای را از حالت گروه خارج کنیم مراحل زیر را دنبال می‌کنیم:

قبل از هر کاری باید خانه‌هایی که داخل گروه هستند را انتخاب کنیم. سپس از منوی Data گزینه Group and outline را انتخاب و از زیرمنوی باز شده گزینه Ungroup را انتخاب می‌کنیم. ردیف‌ها یا ستون‌ها از حالت گروه خارج می‌شوند.

اگر بخواهیم نرم‌افزار صفحه گسترده به صورت اتوماتیک از جداول و فرمول‌ها یک گروه بسازد به روش زیر عمل می‌کنیم:

از منوی Data گزینه Group and outline را انتخاب و از زیرمنوی باز شده گزینه AutoOutline را انتخاب می‌کنیم.

اگر بخواهیم تمام گروه‌های موجود را حذف کنیم، از منوی Data گزینه Group and outline را انتخاب و از زیرمنوی باز شده گزینه Remove را انتخاب می‌کنیم.

منبع: «جزوه آموزشی مهارت کار با نرم‌افزار صفحه‌گسترده» نوشته شرکت دانش‌بنیان سافا

Related Articles

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Close