ارائه یک مطلب، هم دانش، هم یک فن و هم یک هنر است، به‌همین دلیل طراح یک فایل ارائه، باید به همه جوانب توجه داشته باشد.

در این دوره آموزشی، بنا داریم به نکات و روش ساخت یک فایل ارائه بپردازیم.

ارائه در لغت به‌معنای «نمودن»، «نشان دادن» و «نمایش دادن» است و در زبان فارسی به‌صورت ارائه کردن و ارائه دادن به‌کار می‌رود. ارائه یک مطلب یعنی انتقال اطلاعات لازم پیرامون آن مطلب تا مخاطب، آن مطلب را به‌خوبی درک نماید.

عناصر مرتبط برای ارائه یک مطلب

• مخاطب و کانال مخاطب.
• پیام.
• رسانه.
• محیط ارائه.

عوامل موثر در ارائه

• ارائه‌کننده.
• مخاطب.
• موضوع.
• نوع ارائه.
• انگیزه و هدف ارائه.
• امکانات آماده‌سازی محتوای ارائه.
• امکانات کمکی ارائه.
• مدت زمان ارائه.
• زمان و تاریخ ارائه.
• مکان ارائه.
• جغرافیای ارائه.
• وضع اجتماعی محیط ارائه.

برخی از نکات مهم در ارائه

• از به‌کار بردن کلمات و عبارات ابهام‌برانگیز اجتناب کنیم.
• در هر لحظه سعی کنیم وضعیت مخاطبین، یعنی میزان کشش، علاقه و حوصله آن‌ها را به شنیدن و دنبال کردن مطلب درک کنیم.
• از نگاه برای برقراری ارتباط پویا با مخاطبین و تاثیرگذاری روی آن‌ها به‌خوبی استفاده کنیم و در تقسیم نگاه بین مخاطبین عدالت داشته باشیم.
• از حرکات دست به‌طور مناسب و به‌قدر کافی بهره بگیریم.
• ثابت و بی‌حرکت نباشیم.
• حتی‌الامکان مخاطبین را در ارائه مشارکت دهیم.
• گاه به گاه و به اقتضای موقعیت و مطلب با رعایت جوانب عرفی و فرهنگی کلام خود را تلطیف کنیم.
• از تفاخر، تکبر، خودنمایی و فضل‌فروشی پرهیز کنیم.
• با اطمینان سخن بگوییم و هر جا که تردید داشتیم، آن را صریحا اعلام کنیم.

خصوصیات محتوا

• سادگی: سادگی در ارائه، اهمیت بسیار بالایی دارد تا بتوانیم جان کلام را به‌مخاطبین انتقال دهیم، پرداختن به اصل موضوع با زبان ساده بدون کم‌ترین حاشیه می‌تواند به‌راحتی مطلب را منتقل کند.
• خلاصه و رسا: یک روش خوب برای حذف مطالب زائد، استفاده از سبک پیچاکوچا (PechaKucha) است. پیچاکوچا سخنرانان را به ۲۰ اسلاید و ۲۰ ثانیه برای هر اسلاید و رسیدن به اصل کلام در ۶ دقیقه و ۴۰ ثانیه است. به‌همین دلیل است که رویدادهای پیچاکوچا در سراسر جهان به محبوبیت رسیده است، چرا که افراد خلاق بدون صرف زمان طولانی می‌توانند ایده‌های خود را با دیگران به‌اشتراک بگذارند.

به یاد داشته باشید که افراد از شنیدن ایده‌های جدید استقبال می‌کنند اما تمرکز آن‌ها تنها برای مدت کوتاهی می‌تواند به یک موضوع جلب گردد.

آشنایی با ویژگی‌ها و کاربرد نرم‌افزار Impress

کاربرد این نرم‌افزار ارائه مطالب به مخاطبان به‌صورت تکی و یا ارائه همزمان از طریق چند نمایشگر است که برای ارائه مقالات و مستندات در کنفرانس‌ها و جلسات استفاده می‌شود.

اجرای نرم‌افزار

• به منوی اصلی میزکار می‌رویم.
• بر روی گزینه Application کلیک می‌کنیم.
• بخش Office را انتخاب می‌کنیم.
• برنامه Presentation یا LibreOffice Impress را اجرا می‌کنیم.

همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است:

بستن نرم‌افزار

• بر روی آیکون ضربدر در گوشه بالا و سمت راست صفحه‌نمایش کلیک می‌کنیم.
• برای بستن نرم‌افزار به منوی File رفته و سپس گزینه Exit LibreOffice می‌زنیم.
• با روشی دیگر می‌توان از کلیدهای میانبر Ctrl+Q استفاده کنیم.

آشنایی با پنجره اصلی نرم‌افزار Impress

پنجره اصلی نرم‌افزار Impress دارای سه بخش است: بخش اسلاید (Slide)، فضای کاری (Workspace) و سایدبار (Sidebar). Sidebar در طول ساخت یک ارائه، چندین نوار ابزار می‌تواند، نمایش داده شده و یا پنهان شود. همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده‌ایم:

نوار کناری دارای هفت قسمت است. برای دیدن جزئیات قسمتی را که می‌خواهیم استفاده کنیم، بر روی آیکون آن یا مثلث کوچکی که در کنار آیکون‌ها است، کلیک کرده و از لیست کشویی گزینه‌ای را انتخاب می‌کنیم. تنها یک قسمت در یک زمان می‌تواند باز باشد.

نوارابزارهایی نیز در این قسمت وجود دارند که به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم. جزئیات این پنجره را در زیر می‌بینیم:

• نوارعنوان: بالاترین نوار که نام نرم‌افزار به‌همراه نام فایل و دکمه‌های بستن، تمام‌صفحه کردن و مینیمم کردن در آن دیده می‌شود.
• پنجره اسلایدها: پنجره اسلایدها شامل عکس‌های کوچکی از اسلایدها در ارائه است، که به‌صورت منظم نشان داده خواهد شد، مگر این‌که نظم نمایش اسلاید را تغییر دهیم با کلیک بر روی یک اسلاید در این پنجره، آن را انتخاب و در فضای کاری قرار می‌دهیم. هنگامی‌که یک اسلاید در فضای کاری است، می‌توانیم هر گونه تغییری را که می‌خواهیم، انجام دهیم.
• نوارابزار استاندارد: نوارابزار استاندارد شامل آیکون‌های متنوعی است که برای فعال کردن آن به منوی View رفته و گزینه Toolbars و سپس Standard را برمی‌گزینیم. برای غیرفعال کردن این نوار ابزار نیز به‌همین مسیر رفته و گزینه این نوار ابزار را بی‌علامت می‌کنیم.
• نوارابزار ارائه: برای نمایش نوارابزار ارائه، به منوی View و سپس Toolbars رفته و گزینه Presentation را فعال می‌کنیم. برای غیرفعال کردن این نوارابزار، کافی‌است که مجددا گزینه Presentation را از حالت علامت‌دار خارج کنیم.

تمامی نوارابزارهای موجود در نرم‌افزار Impress را می‌توان با رفتن به منوی View و سپس Toolbars در دسترس قرار داد. با علامت‌دار کردن هر کدام از این گزینه‌ها، نوارابزار موجود در محیط نرم‌افزار قرار می‌گیرد و به‌راحتی از آن استفاده نماییم.

آشنایی با بخش‌های اصلی نرم‌افزار

می‌توانیم پنجره Slides و یا Slidebar را با کلیک بر روی X در گوشه سمت راست بالای هر پنجره ببندیم و یا برای عدم نمایش پنجره به منوی View و سپس گزینه Slide Pane یا Slidebar بر روی نوار منو اصلی مراجعه کنیم. برای نمایش مجدد پنجره، در نوار منو اصلی به View رفته و Slide Pane یا Slidebar را دوباره انتخاب می‌کنیم.

همچنین می‌توانیم محیط فضای کاری را با کلیک بر روی نشانگر نمایش/عدم نمایش در وسط خط جداکننده عمودی به حداکثر برسانیم. با استفاده از نشانگر نمایش/عدم نمایش، Slide Pane یا Slidebar مخفی می‌شوند؛ اما بسته نمی‌شوند. برای بازگرداندن پنجره، باید دوباره بر روی نشانگر نمایش/عدم نمایش کلیک کنیم.

نمایش یا عدم نمایش بخش‌های نرم‌افزار

بسیاری از نوارابزارها در هنگام ساخت اسلاید، می‌توانند استفاده شوند. این نوارابزارها با رفتن به نوارمنو اصلی (منوی View و سپس گزینه Toolbars) و انتخاب آن‌ها از منوی زمینه، می‌توانند نمایش داده شده یا مخفی شوند.

همچنین می‌توانیم آیکون‌هایی را که می‌خواهیم در هر نوارابزار ظاهر شوند، انتخاب کنیم.

مدیریت کلیدهای میان‌بر

برای اجرای یک فرمان می‌توانیم از کلیدهای میانبر استفاده کنیم؛ به‌عنوان مثال برای ذخیره کردن اسلایدها از کلید میان‌بر Ctrl+S و برای چاپ Ctrl+P یا هنگامی که کلید Alt را همراه با E فشار دهیم، این کلید میان‌بر به ما اجازه انتخاب فرمان Edit از منوی اصلی می‌دهد.

همچنین می‌توانیم یک کلید میان‌بر صفحه‌کلید را به فرمانی اختصاص دهیم. برای ویرایش کلیدهای میان‌بر از روش زیر استفاده می‌کنیم:

• وارد منوی Tools و سپس بخش Customize می‌شویم.
• برای ویرایش کلیدهای میان‌بر فرمان‌ها بر روی زبانه Keyboard کلیک می‌کنیم.
• در بخش Shortcut Keys کلید میان‌بر مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.
• در بخش Function فرمان مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.
• گزینه Modify را کلیک می‌کنیم.

برای ویرایش کلیدهای میان‌بر منوها به‌روش زیر عمل می‌کنیم:

• وارد منوی Tools و سپس Customize می‌شویم.
• برای ویرایش کلیدهای میان‌بر منوها بر روی زبانه Menus کلیک می‌کنیم.
• یک منو را از منوی کشویی انتخاب می‌کنیم.
• بر روی Modify کلیک کرده و گزینه Rename را انتخاب می‌کنیم.
• در جعبه متن New name یک علامت تیلدا (~) را در جلوی حرفی که می‌خواهیم به‌عنوان میان‌بر استفاده کنیم، اضافه می‌کنیم.

همچنین می‌توانیم میان‌برها را به عملیات استاندارد Impress در ماکروهایمان اختصاص دهیم و آن‌ها را فقط برای استفاده با Impress یا با نرم‌افزار LibreOffice مناسب ذخیره نماییم.

کلیدهای میان‌بری که برای دوباره اختصاص دادن موجود نیستند، در لیست کادر محاوره‌ای Customize، خاکستری می‌شوند. به‌عنوان مثال، F1 و F10.

ایجاد یک سند ارائه

روش‌های مختلفی برای ایجاد یک سند خالی وجود دارد:

• به منوی File و سپس گزینه New رفته و بسته به نیازمان یکی از انواع سندهای موجود را انتخاب می‌کنیم.
• بر مثلث کوچکی که در سمت راست آیکون New در نوارابزار Standard قرار دارد، کلیک کرده و از این‌جا هم نوع سند مورد نظر را انتخاب می‌نماییم.
• از ترکیب کلیدهای میان‌بر Ctrl+N استفاده کرده و سند جدیدی را ایجاد می‌کنیم.

ایجاد سند جدید بر اساس یک الگو

اگر بخواهیم یک سند را براساس الگو ایجاد نماییم، به منوی File  رفته و گزینه Template را برگزیده و از منویی که باز می‌شود، گزینه Manage را انتخاب می‌کنیم. با انتخاب این گزینه، کادر محاوره‌ای Manage template گشوده می‌شود. در این کادر، الگوهای پیش‌فرض نمایش داده می‌شود که یکی از این الگوها را انتخاب می‌کنیم.

باز کردن سند

اگر بخواهیم سندی را در محیط نرم‌افزار باز کنیم، به منوی File رفته و گزینه Open را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Open گشوده شود. از طریق این کادر محاوره‌ای، فایل یا سند مورد نظر خود را انتخاب کرده و بر روی گزینه Open کلیک می‌کنیم تا سند باز شود. به‌روش دیگر نیز می‌توانیم از کلید میان‌بر Ctrl+O نیز استفاده نماییم.

حرکت بین چند سند

در نرم‌افزار Impress، در صورتی‌که چند سند باز داشته باشیم و بخواهیم از یکی به دیگری برویم یا اطلاعاتی را بین چند سند جابه‌جا کنیم از منوی Window استفاده می‌کنیم، در این منو فایل‌های باز شده، نمایش داده می‌شود که می‌توانیم با کلیک بر روی هر کدام از آن‌ها، فایل را در حالت ویرایش قرار دهیم.

بستن سند

برای بستن یک سند از منوی File و سپس گزینه Close استفاده می‌کنی تا سند بسته شود. با انتخاب این فرمان، کادر محاوره‌ای Save Document باز می‌شود مه از ما می‌پرسد آیا می‌خواهید سند در سیستمتان ذخیره شود یا نه. سه گزینه در این کادر محاوره‌ای قرار دارد:

• Save (دستور ذخیره سند با تغییرات)
• Don’t Save (عدم ذخیره‌سازی)
• Cancel (لغو بستن سند)

منبع: «جزوه آموزشی مهارت کار با نرم‌افزار ارائه مطلب» نوشته شرکت دانش‌بنیان سافا