در قسمت فضای کاری، پنج سربرگ با نام‌های Slide Sorter، Outline، Normal، Handout و Note وجود دارد که این سربرگ‌ها، اسلایدها را در نماهای مختلف نشان می‌دهند.در ادامه به شرح این سربرگ‌ها خواهیم پرداخت.
نمایش Normal
در نمایش Normal، اسلایدها به‌صورت کی نشان داده می‌شوند. اگر بخواهیم اسلایدی را در نمایش Normal داشته باشیم، باید در قسمت پنجره اسلاید Slide Pane بر روی اسلاید مورد نظر کلیک کنیم نا در فضای کاری قرار گیرد.
نمایش Outline
در این نمایش، محتویات همه اسلایدها در سمت راست از فضای کاری و شماره اسلایدها نیز در روبه‌روی آن‌ها و در سمت چپ قرار می‌گیرند.
نمایشOutline شامل تمام اسلایدهای ارائه به ترتیب شماره آن‌ها است. این نمایش، عنوان و موضوع اسلاید، لیست اسلایدها به‌صورت پشت سر هم و شماره‌گذاری اسلایدها را در یک قالب کلی نشان می‌دهد. در هر اسلاید تنها متن موجود در جعبه (کادر) متن به‌طور پیش‌فرض، نشان داده شده است. در این نمایش، جعبه متن یا اشکال گرافیکی اضافه شده به اسلایدها و همچنین نام اسلاید، نمایش داده نمی‌شوند.
از نمایشOutline برای موارد زیر استفاده می‌شود:
- ایجاد تغییر در متن هر اسلاید.
- اضافه یا پاک کردن متن در اسلاید شبیه نمایش Normal View.
- حرکت در پاراگراف‌هایی از متن در اسلایدهای انتخاب شده بالا به پایین با کلیدهای فلش بالا و پایین (حرکت به بالا یا پایین) که در نوارابزار Text Formatting (قالب‌بندی متن) است.
- تغییر دادن یا تراز نمودن طرح کلی برای هر پاراگراف در یک اسلاید با استفاده از دکمه فلش چپ و راست (افزایش یا کاهش) که در نوارابزار Text Formatting است.
- حرکت دادن یک پاراگراف و تغییر دادن یا تراز کردن طرح کلی اسلاید به‌طور همزمان با استفاده از ترکیبی از چهار دکمه فلش.
- مقایسه اسلایدها با طرح مورد نظرمان (اگر اسلایدهای از پیش آماده داریم)، اگر از مقایسه طرح خود متوجه شدیم که اسلاید دیگری نیاز است، می‌توانیم سریعا آن را در Outline View ایجاد کرده یا می‌توانیم به Normal View باز گشته و اسلاید دیگری ایجاد نماییم.
نمایش Note
در این نمایش، با کلیک بر روی هر اسلاید در صفحه اسلایدها (Slide Pane)، هر اسلاید به‌صورت جداگانه در فضای کاری نمایش داده می‌شود و در زیر محتویات هر اسلاید کادری قرار دارد که با کلیک بر روی عبارت Click to add notes می‌توانیم یادداشتی را در پایین هر اسلاید تایپ کنیم. نمایش Note را نشان می‌دهد.
نمایش Slide Sorter
شامل تمامی اسلایدها به‌صورت کوچک است. از این نمایش برای کار با تعداد زیادی از اسلایدها یا یک اسلاید استفاده می‌کنیم.
نمایش Handout
در این حالت نحوه چاپ اسلایدها، برای دانش‌پذیران نمایش داده می‌شود.
تسلط بر پنل دیده‌بان (Navigator)
پنل دیده‌بان یا Navigator، پنلی است که با آن می‌توان اسلایدها را در کادر محاوره‌ای Navigator دید. برای فعال کردن این پنل به منوی View و سپس Navigator می‌رویم و از این طریق می‌توانیم اسلایدهایی که ایجاد کرده‌ایم را ببینیم. ترکیب کلیدهای میان‌بر Ctrl+Shift+F5 نیز همین کادر محاوره‌ای را برایمان باز می‌کند. این پنل، توانایی رفتن به اسلاید بعدی و قبلی را نیز دارد.
تسلط بر نقشه اسلایدها
نقشه و نمایش اسلایدها را می‌توانیم در قسمت پنجره نمایش اسلاید Slide Pane که در سمت چپ صفحه‌نمایش نشان داده می‌شود، ببینیم. در این قسمت با کلیک راست بر روی هر اسلاید، گزینه‌های مختلفی برای اسلاید از جمله حذف، تکثیر، کپی و نظایر آن وجود دارد.
ابزار بزرگ‌نمایی
عموما برای بزرگ یا کوچک کردن اسلایدها به قسمت Adjust Zoom Level که بر روی نواروضعیت در گوشه سمت راست و پایین صفحه‌نمایش، قرار دارد می‌رویم و از آن‌جا درصد بزرگ‌نمایی اسلاید را تنظیم می‌کنیم.
برای تنظیم دقیق‌تر، بر روی این قسمت دوبار کلیک می‌کنیم تا کادر محاوره‌ای Zoom & View Layout باز شده و از این کادر می‌توانیم تنظیمات لازم را انجام دهیم.
همچنین برای تنظیمات بزرگ‌نمایی، می‌توانیم به منوی View و سپس Zoom رفته و تغییرات دلخواه را بر روی اسلاید انجام دهیم.
منبع: «جزوه آموزشی مهارت کار با نرم‌افزار ارائه مطلب» نوشته شرکت دانش‌بنیان سافا