در این درس به انواع ذخیره‌سازی سند در نرم‌افزار Impress خواهیم پرداخت.

ذخیره‌سازی یک سند به روش‌های زیر امکان‌پذیر است:

روش اول ذخیره‌سازی سند

برای ذخیره کردن سند به منوی File و سپس Save رفته و از کادر محاوره‌ای گشوده شده (یعنی Save As)، مسیر ذخیره شدن سند را انتخاب نموده و بر روی گزینه Save کلیک می‌کنیم. سپس سند در مسیر دلخواه ذخیره می‌شود.

برای ذخیره‌سازی تکی اسلایدها، به همین مسیر رفته، ولی با این تفاوت که این بار گزینه Save را انتخاب می‌کنیم. با انتخاب این گزینه، نیازی به مشخص کردن مسیر نیست و اسلاید در همان مسیر قبلی ذخیره می‌شود.

روش دوم ذخیره‌سازی سند

اگر بخواهیم سندی را با نام و در موقعیتی مشخص ذخیره کنیم، وارد منوی File و سپس Save As شده و از کادر محاوره‌ای Save As، محل ذخیره‌سازی سند و نام آن را مشخص کرده و بر روی گزینه Save کلیک می‌کنیم.

روش سوم ذخیره‌سازی سند

اگر بخواهیم تغییراتی را در سندی که از قبل ذخیره شده، اعمال کنیم به منوی فایل و سپس Save رفته تا تغییرات دلخواه را اعمال کنیم.

روش چهارم ذخیره‌سازی سند

برای ذخیره کردن یک کپی از سندمان به منوی File و سپس Save a Copy رفته تا کادر محاوره‌ای Save a Copy باز شود و از این کادر محاوره‌ای مسیر و نام فایل دلخواه را انتخاب کرده و بر روی گزینه Save کلیک می‌کنیم تا یک کپی از سندمان ذخیره شود.

نگارش‌زنی سند

برای نگارش‌زنی یک فایل، ابتدا فایل مورد نظر را ذخیره می‌کنیم و سپس به منوی File و سپس version مراجعه می‌کنیم. در ادامه یک کادر محاوره‌ای با نام فایل، باز می‌شود؛ بر روی گزینه Save New Version کلیک می‌کنیم. کادر محاوره‌ای دیگری نیز با نام Insert Version Comment باز شده و از این گزینه می‌توان فایل ذخیره شده را نگارش زد. با اعمال نگارش برای هر فایل، می‌توانیم به امکاناتی از قبیل مشخص کردن نویسنده فایل و آخرین تاریخ گارش فایل، ذخیره کردن همه نگارش‌ها در یک فایل، مقایسه کردن نگارش‌ها با هم و نگارش‌زنی فایل با بستن آن، دست یابیم.

ذخیره کردن یک سند به قالب‌های مختلف

هنگامی که می‌خواهیم سندی را ذخیره کنیم، باید به منوی File و سپس Save As مراجعه نموده و از قسمت File Type در کادر محاوره‌ای Save As، نوع وقالب دلخواه برای ذخیره‌سازی سندمان را از لیست کشویی انتخاب می‌کنیم. سپس بر روی گزینه Save کلیک می‌کنیم تا سند با قالب دلخواه ذخیره گردد.

ذخیره‌سازی خودکار سند

اگر بخواهیم سندمان به‌طور خودکار ذخیره شود، به منوی Tools و سپس Option رفته تا کادر محاوره‌ای Options – Load/Save – General گشوده شود. از سمت چپ این کادر محاوره‌ای، قسمت Load/Save را باز کرده و گزینه General را انتخاب می‌کنیم. در کادر محاوره‌ای که باز می‌شود، از قسمت Save گزینه Save AutoRecovery Information every… Minutes را علامت‌دار کرده و با ابن گزینه مشخص می‌کنیم که چند ثانیه یک‌بار ذخیره‌سازی خودکار انجام گیرد.

آشنایی با تنظیمات ذخیره‌سازی

تنظیمات ذخیره‌سازی نیز از همان کادر محاوره‌ای Options – Load/Save – General که در بالا بیان شد، انجام می‌شود و از این کادر می‌‌‌توانیم گزینه‌های مختلفی از قبیل ویرایش ویژگی‌های سند قبل از ذخیره‌سازی، تهیه یک پشتیبان از سند و نظایر آنرا تنظیم کنیم.

منبع: «جزوه آموزشی مهارت کار با نرم‌افزار ارائه مطلب» نوشته شرکت دانش‌بنیان سافا